カテゴリー「仕事術」の8件の記事

メモをどう処理するか?

この前、メモ術について記事memopencilにしました。
さて、このメモをどう処理しますか?

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣 Book IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣

著者:原尻 淳一,小山 龍介
販売元:東洋経済新報社
Amazon.co.jpで詳細を確認する

この書籍では、「アイデアメモは一刻も早く捨てる」flairというハックがあります。

メモに書かれたアイデアを活用するためにも、メモを溜め込まず、活用して捨てる。
メモを捨てるためには、メモの内容をどこかに整理し直しておく必要がある。
整理する基本はノート。
メモに書きなぐったアイデアを、丁寧に書き直すだけでも、思考が整理され、アイデアに現実味が帯びてくる。
時間のない人は、メモをそのままノートに貼り付ける。

このようなことが書かれています。

メモをそのまま放っておくことはダメのようですね。

ノートの活用が必要になってくるわけです。

ここでまた書籍を一冊紹介。

STUDY HACKS! Book STUDY HACKS!

著者:小山 龍介
販売元:東洋経済新報社
Amazon.co.jpで詳細を確認する

これも上記と同じ著者のシリーズですが、
ここに「100円ノートを多機能ノートに変える」flairというハックがあります。

このアイデアは100円ノート超メモ術というサイトからのものです。
(リンク貼ってあるので一度見てください。単純な方法ですが、画期的にノートが変わります)

一瞬にしてメモを記入できるページが開くノートの作り方
書いたメモの検索するためのインデックス(見出し)の作り方

単純に多機能に変わります。

メモをそのままノートに貼り付ける場合には、ほぼ日手帳を使うのも一つの方法でしょう。
(私もこの4月始まりのほぼ日手帳を買ったという記事を書いたのですが、
結局今のところアクションプランナーとの併用はできず、ほぼ日手帳は眠っています。)

ほぼ日手帳は一日一ページの様式なので、メモを貼って整理するにはうってつけかも知れません。

とにかく情報をひとところへ、一元管理というのであれば、こちらの書籍が参考になると思います。

情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」 Book 情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」

著者:奥野 宣之
販売元:ナナ・コーポレート・コミュニケーション
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当ブログでも紹介しましたが、いまだによく売れています。

この本ではA6ノートを一括して管理できるノートとして、書いたり、貼ったりしながら
一元管理するテクニックが書かれています。

ノートの中に必ずあるという安心感、探すという無駄な時間をなくす。

また、パソコンと連動させた検索の方法が書かれており、
自分の情報整理に困っている人には一読あるかと思います。

また検索機能を持たせる前提条件として、各書では時系列を基本にしています。

面倒なカテゴリ分けやノートの使い分けというものは一切せず、時系列のみで管理するというのが各書共通です。

一番すぐれたインデックスは「時間軸」

あとメモなどをノートに貼る際のノリは「貼ってはがせるスティック糊」が便利です。
こちらも情報は1冊のノートにまとめなさい 100円でつくる万能「情報整理ノート」で紹介されていたので、
さっそく使いましたが、非常に便利でした。

 スコッチ はってはがせるスティックのり 7g

スコッチ はってはがせるスティックのり 7g
販売元:オフィス・デポ ジャパン
オフィス・デポ ジャパンで詳細を確認する

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メモ術

メモはそこらにある紙memoとペンでpencil・・・

基本的には、気がついたことはいつもの手帳(アクションプランナー)やノートを使っています。
もっと積極的にメモををとる、頭に思い浮かんだアイデアをメモに書こうかなと思います。

ところでメモを書いておく理由は?なんだかわかりますか?

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣 Book IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣

著者:原尻 淳一,小山 龍介
販売元:東洋経済新報社
Amazon.co.jpで詳細を確認する

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣 に、こんなことが書かれています。

メモを書いておく理由は?と聞かれて、「アイデアを覚えておくため」とこたえるのは、
アイデア・ハッカーとしてはまだまだ。えっ?と思われるかもしれませんが、
ハッカー上級者は、「メモを書くのはアイデアを忘れるため」と答えます。
(本書より引用)

これは記憶に関する脳の働きに関係してきます。
記憶には短期記憶と長期記憶があります。
アイデアを覚えておく場合は短期記憶を使います。
しかしこの短期記憶は複雑な作業を行う場合にもフル稼働します。
つまりアイデアなど、気になることを記憶することにより、作業領域が減ってしまうのです。
ここでの脳の働きとしては、覚えることより、新しい物を生み出す作業に徹したいところです。
メモをしてアイデアを忘れることにより、脳は生産性活動でフルパワーを発揮できるわけです。

メモをすることによって、頭の中の短期記憶から消去し、作業領域を確保する(本書より引用)

積極的にメモをとるとなると、どんなツールがいいのでしょうか?
私は基本的に形から入るタイプなのでcoldsweats01・・・

”メモパッド”でGoogle検索をかけるとRHODIAロディアが上位に上がってきます。

ブロックロディア No.11 ブロックロディア No.11

販売元:色工房voice/文具クラフトパンチ
楽天市場で詳細を確認する

フランスのメーカーのメモパッドです。メモパッドの定番です。
このNo.11は7.4×10.5cm。ホワイト5mm方眼。80枚。価格は200円弱です。

これにメモカバーをつけます。

ロディア-RHODIA No.11専用BTレザーカバー ロディア-RHODIA No.11専用BTレザーカバー

販売元:文房具屋さんワキ文具
楽天市場で詳細を確認する

メモカバーはレザーやビニールなど材質も様々で、価格も革製になってくるといい値段になります。

こちらで詳しい画像が見れます。文具屋さんワキ文具。http://item.rakuten.co.jp/bunguya/rhodia96/

上記のようなセットは、ある程度メモ術が身に付いたら買うことにして・・・
本当は、形から入る場合には最初からある程度の金額を投資した方が結果が出やすいのですが、
まぁ、私の財布にお金は無限には存在しないので、とりあえず安くできるものを見つけました。

無印のメモ帳です。
詳しくはこちら無印のオンラインショップhttp://www.muji.net/store/cmdty/detail/4945247577471
4945247577471_m

これに無印の麻の手帳カバーをつけます。
こちらも詳しくは無印オンラインショップでhttp://www.muji.net/store/cmdty/detail/4945247577990

セットしても500円ちょっとです。
私は麻手帳カバーを105円で買いました。(多分、廃番で新しいのが出るための処分品だったのだと思います。)
なので300円ほどで、メモセットができました。

これをしばらく使ってみるかなflair

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思考のアウトプット

インプットしていますか?

私のインプットの主たる物はビジネス書などによるところが多いです。
一ヵ月に2~3万円ほど使っています。
なのでいつも財布は中身は軽いです。empty

妻からも何冊も積まれている本を見るたびに「いったい何に使うの!?」
少しあきれられています。
”少しは節約しろよ”と言う意味も込められているのでしょう。
私自身も積まれた本を眺めながら1500円×何冊=○○円みたいな計算をすると冷や汗が出ます。

このようにインプットをしても、それをアウトプットへ結びつけないことには、この自己投資が報われません。
頭の中にある思考、アイデアを外に出し、それを報酬という形に結びつけてこそ、
自分のやっていることが正しいと認められるのですが・・・

これが難しい。このようなブログもアウトプットの訓練の場の一つでもあるのですが、
直接的にはまだ自己資産を高めるものにはなっていません。

どうやったら頭の中を可視化できるか?
その方法の一つがマインドマップだと思います。
私ももう10年以上前になるかと思いますが、書店で手にした本にマインドマップの描き方が書いてあり、
手書きで色々書いていた記憶があります。
書籍も今はたくさん出ています。

ザ・マインドマップ Book ザ・マインドマップ

著者:トニー・ブザン,バリー・ブザン
販売元:ダイヤモンド社
Amazon.co.jpで詳細を確認する

本家本元のトニー・ブザンの本です。
マインドマップの本を一冊と言われれば、まずはこれでしょう。

「できる社員」の最強メソッド マインドマップ(R)ビジネス超発想術 (アスキームック) (アスキームック) Book 「できる社員」の最強メソッド マインドマップ(R)ビジネス超発想術 (アスキームック) (アスキームック)

著者:遠竹智寿子、月刊アスキー編集部
販売元:アスキー
Amazon.co.jpで詳細を確認する

そしてこちらはマインドマップをPCで描くソフトなどを紹介した本です。

マインドマップはPCとの相性が非常に良いと思います。手書きよりアイデアを出すリズムがいいです。
手書きだと書き直したりしなければならなくても、PCであれば、コピーしたり、つけたり、離したりと自由度が高いです。
マインドマップを描くPCのソフトとしてはマインドマネージャーが有名です。
多くの企業でも導入されているようです。
マインドマネージャーは21日間無料体験ができますので試してみるのもいいでしょう。

Buzan's iMindMap日本語版スタンダード・エディション アカデミック価格 Software Buzan's iMindMap日本語版スタンダード・エディション アカデミック価格

販売元:ALMA VISTA
発売日:2008/04/25
Amazon.co.jpで詳細を確認する

ちなみにこちらはトニーブザン唯一の公認ソフトです。

マインドマネージャーを使ってみるとわかるのですが、機能がたくさんついているのはいいのですが、使い方が結構難しいです。
アイデアをポンポン、リズムよく出すには操作が・・・という感じです。
アイデアはテンポよくサクサクだすのがポイントになります。

で、私が使っているソフトを紹介します。
アイデア粘土細工ソフトウェア「マインドピース」というソフトです。

Icon_package2_2

このソフトは様々な使い方ができます。
詳しくはリンク元のホームページを参考にしてください。
操作が非常にシンプルで直感的に使用できます。
これも10日間の無料お試しができますので、ダウンロードをしてみて使ってみるのもいいでしょう。

ビジュアル的にも右脳を刺激するマップが作成できるかと思います。

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メールの受信箱

メールの受信箱におけるフォルダにおけるハックです。
下記の本に詳しく書かれています。

デジタル・ワークスタイル 小さなことから革命を起こす仕事術 デジタル・ワークスタイル 小さなことから革命を起こす仕事術
販売元:セブンアンドワイ
セブンアンドワイで詳細を確認する

ここに書かれている方法とは、まずは「受信箱を常に空の状態にしておく」ということです。
多くの人は受信箱をそのまま保存箱として利用しているのが実態のようです。
受信箱を空にするには、
受信箱以外にフォルダを作成し、処理が終わったメールをすべて移動させなければなりません。
受信箱の下にフォルダを作るのですが、複雑なフォルダ分けは必要ありません。
フォルダを3つ作れば十分のようです。

「要返信」フォルダ

「保留」フォルダ

「アーカイブ」フォルダ

まずは「要返信」フォルダ
これは何らかの行動が必要なメールをここに移動させます。
To Do リストのように使うことができます。
このフォルダを見れば次にすることが分かるという具合です。

「保留」フォルダ
近いうちに利用するメールの一時保管場所として使います。

「アーカイブ」フォルダ
このフォルダがメールを保管するフォルダになります。
「要返信」「保留」以外のメールの移動先になります。

以上のフォルダを使ってメールを受信箱から移動させていきます。
結果、受信箱は常に空の状態を作ります。

プライベートではGoogleのGmailを利用しているのですが、
Gmailも基本的に受信ボックスは空の状態を作るようにできています。
読んだものはアーカイブに保存する仕組みになっています。

仕事ではGmailを使うことができないので上記の方法でメールを処理しています。

この方法を使うようになって随分たちますが、非常に処理が良好です。
特に受信箱が常に空の状態というのは気持ちがいいです。

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全体俯瞰力

地頭力を鍛える 問題解決に活かす「フェルミ推定」

再び「地頭力を鍛える」より
今回は「全体から考える」フレームワーク思考力について

(下記色文字引用部分)
フレームワーク思考で「思考の癖を取り払う」
全体を高所から俯瞰する

地頭力の中でもこの全体俯瞰力の占める割合は大きい。

「思考の癖を取り払う」あるいは「思い込みをなくす」というフレームワーク思考の思想を実現するためには、

この第一ステップが最大のキーポイントだからである。

これは、課題に着手するときには必ず「一歩引いて考えてみる習慣をつける」というのが有効である。

自分自身の目線でなくて、思いきり「上空から」見た客観的な視点で対象の課題の全体俯瞰をすることによって、

自分が知らずに持っている偏ったものの見方を排除するのである。

「ズームイン」の視点移動で考える

全体俯瞰している人としていない人の思考パターンで顕著に表れる違いが、

視点の移動の仕方である。

全体俯瞰している人は他人に説明するときも

必ず誰もが共有している全体像から当該テーマにズームインして入ってくる為に

誤解が少ないが、全体俯瞰力が弱い人は、

いきなり自分の視座・視点(相対座標)から説明を始めて、

必要に迫られて思いついたように全体像に話を広げていく(ズームアウト)ので、

初めて話を聞いた人にはどこの話をしているのかわからないことが多い。

この「視点移動の癖」というのはフェルミ推定の解答の仕方にも表れる。

ズームイン型の視点を持つ人は全体を網羅的に押さえてくるが、

ズームアウト型のひとは自分のよく知っている部分をまず詳細化するという解答の癖がある。

思考実験として

「いまあなたが東京都知事選に立候補したとしたら何票とれるだろうか?」

というフェルミ推定をしてほしい。

あなたがまず自分の知人の数を考え出したとしたら、

それがズームアウトの視点である。

上空から自分を第三者的に見ていれば「自分の知り合い」というのは、

あくまでも可能性の一つでしかない。

網羅的に事象をとらえるなら、

例えば

東京都の人口→有権者→当日の投票者→浮動票→マイナー候補に投票する層→自分の政策やプロフィールに惹かれる人・・・のように考えるのが自然だろう。

これが「ズームイン」の視点移動である。

ポイント

対象とする課題の全体像を高所から俯瞰する全体俯瞰力(ビッグピクチャーシンキング)

ズームインの視点移動

東京都知事選の立候補の例では、
私も見事に自分の周りの人をかぞえ始めていた。
思考の癖とは恐ろしいものである。

全体俯瞰ができるようになると、
はじめに全体像をとらえた後で部分像へ「ズームイン」の視点移動で考えるが、
「視点の低い」人はまず身の回りのこと、
あるいは「とっつきやすい」ところから入って全体に広げていく「ズームアウト」的な視点の移動をとる。

「とっつきやすい」という罠に私も時々はまり
全体最適の思考にいたらず、部分最適で満足してしまうことが多いです。
この全体俯瞰力とベクトルを逆転して考える癖をつけるだけでも、
問題解決に向かう姿勢が違ってくると思います。

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仮説思考~地頭力を鍛えるより~

地頭力を鍛える 問題解決に活かす「フェルミ推定」 Book 地頭力を鍛える 問題解決に活かす「フェルミ推定」

著者:細谷 功
販売元:東洋経済新報社
Amazon.co.jpで詳細を確認する

以前に紹介した地頭力を鍛えるから仮説思考について取り上げます。

著者は仮説思考を「結論から考える」と定義しています。
更にこれを「最終目的地から遡って考える」という解釈に応用して考えることにより
適応範囲を広げています。

これが仮説思考の本質である「ベクトルを逆転して考える」「逆算して考える」ということです。

具体例として次のことがあげられています。

「スタート」からでなく「ゴール」から考えること
「はじめ」からでなく「終わり」から考えること
「現在地」からでなく「目的地」から考えること
「現在」からでなく「将来」から考えること
「できること」からでなく「やるべきこと」から考えること
「手段」からでなく「目的」から考えること
「自分」からでなく「相手」から考えること

「できること」からでなく「やるべきこと」から考えるの部分を本書より引用します。

「ベクトルの逆転」を別の切り口で考えれば、
「できること」でなく「やるべきこと」から考えるという風に見ることもできる。
言い方を換えれば「現状」からでなく「あるべき姿」から考えるということである。
企業内で業務改革活動を実施するときには、常にこの二つの視点が出てくる。
あるべき姿を論じるときに、当然「できること」を考えることは重要であるが、
最終結果として重要なのは何が達成できたかである。
そのためには、背伸びした目標を設定して、
それを実現するために現状とのギャップを抽出し、
それを埋めるための方策を考えていくというのが改革への最短ルートである。

この部分を自分にあてはめると頭が痛くなります。
業務改善、低コスト化などの問題解決にあたる時、
必ずといっていいほど、まずは「できることから」を考え
経費削減の部分で通信費や光熱費、紙代など「てっとり早い」ことばかり考えて
本質の部分の思考が抜けてしまっているのです。
これだから1年前と同じような議題を繰り返してしまうのでしょう。
「できること」だけをしていたら一生「できること」だけで終わり業務の改善はできません。

「最終的にどうありたいか」から考えないと問題を解決するということは不可能なのです。

この仮説思考の本質部分は非常に大事だと思います。

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ミスをどうとらえるか

仕事をしているとミスはつきものです。
そのミスをどうとらえ、どう処理すればいいのでしょうか?
例えば、私の仕事。調剤薬局で薬を調剤して、監査をし、患者さんに薬をわたします。
患者さんは医療機関より発行された処方箋を薬局に持っていき、その処方箋に基づいて
私はお薬を作ります。
お薬が患者さんにわたるまでに様々な行程があります。
最近思うことは、このすべての行程に100%の集中力をもって、係っていて大丈夫か?ということです。
もちろん100%の集中力が保てるのが、ベストなのですが、人は長い時間集中力は保てないはずです。
私は店長という立場上、部下のしたミスを指摘しなければなりません。
それは、どんな小さなミスも・・・  小さなミスがやがて大きなミスにつながるのが怖いからです。
でも、最近この考え方を少し変えようかとも思っています。
私の仕事は、最悪の場合、患者さんに健康被害のリスクを与えることになります。
しかし、その最悪の状況を生み出すミスは限られているわけです。
私は、薬局内で行われている作業をリスト化し、
起こる可能性のあるミスにプライオリティ(優先順位)をつけてみました。
もちろん、上位のものは患者さんに健康被害を与える、絶対におかしてはいけないミス。
下の方のミスは全く健康被害にはかかわらないミス。
下の方のミスにはあまり神経質にならなくてもいいのではないだろか、というのが最近の考えです。
上から下までのミスに神経質になり、自分にも部下にも厳しくなりすぎると、
やがて皆で精神がパンク状態ってことに!?・・・
まっ、それはありえないと思うが。
このことを思ったのは実は「孫子」の一文からです。

百戦百勝は善の善なるものに非(あら)ず。

戦わずして人の兵を屈するは善の善なるものなり(謀攻篇)

なぜ100戦100勝が最善ではないのか。100勝しているうちに己の体力をすり減らして、
101回目に第三者に漁夫の利をさらわれてしまえば、それは愚の骨頂でしかないからだ。

色文字部分は下記の本より引用。

孫子・戦略・クラウゼヴィッツ―その活用の方程式 Book 孫子・戦略・クラウゼヴィッツ―その活用の方程式

著者:守屋 淳
販売元:プレジデント社
Amazon.co.jpで詳細を確認する

私の仕事で言えば、
小さなミスまでも完璧に抑え込み、
そのような状況に疲れた時、普段起こさないような大きなミスをおかしてしまう。

そんなことにならない為には、
下位のものは捨てて優先順位の高いものに集中することが、
リスクを回避する手段のひとつなのかもしれない。

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記憶法

私の記憶が一番良かったのは中学から高校時代の頃だろうか。英語のテキストも丸々一冊暗記できたのであった。
が、今は・・・
記憶力はすっかり落ちてしまった。
でも多少なりとも知恵がついてきたので、効率的な記憶法を本などから学ぶことができる。
記憶法を知るには、まず脳の機能を知るのがいいだろう。
キーワードは「海馬」「側頭葉」「保存期間」「アクセス」
情報は最終的には大脳皮質の側頭葉に長期記憶という安定した形で保存されるようです。
ここで長期記憶として保存するには海馬が重要な役割をはたします。
この海馬に記憶された情報のうち、何度もアクセスがあったものが重要であると判断され、
最終的に側頭葉に送られて長期記憶として定着します。

つまり
情報は最初は海馬に行きます。ここで一時的に保存されます。(海馬とはコンピュータに例えるととメモリーの部分です)
そして反復アクセスがあった情報に対しては側頭葉に長期保存されます。(側頭葉はコンピュータに例えるとハードディスクの部分です)
ところで、海馬に保存される期間とはどのぐらいなのでしょう。最近の研究では30日前後だと言われているようです。
この30日以内に反復アクセスがない情報に関しては、やがて削除されてしまうようです。
勉強でいうと復習しない限り記憶力はつかないのです。

この機能を上手く活かすと
①情報をインプットする
②一週間後に再度同じ情報をインプットする
③更に一週間後に情報をインプットする
④最初のインプットから一ヶ月以内に最後の情報のインプットをする
つまり
一ヶ月の間に3回の同一情報のインプットが効率的に記憶できる方法のようである。

更に海馬が情報を完全に一時記憶できるのは24時間だそうです。
その記憶を分別整理するのには6時間かかります。
分別整理に関しては睡眠中に行なうそうで、このことから最低でも6時間睡眠をとることも記憶を高める上で重要です。
以下の本を参考にしました。

脳を活かす勉強法 Book 脳を活かす勉強法

著者:茂木 健一郎
販売元:PHP研究所
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新・学問のすすめ Book 新・学問のすすめ

著者:和田 秀樹
販売元:中経出版
Amazon.co.jpで詳細を確認する

「1日30分」を続けなさい!人生勝利の勉強法55 Book 「1日30分」を続けなさい!人生勝利の勉強法55

著者:古市幸雄
販売元:マガジンハウス
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寝ている間も仕事が片づく超脳力 Book 寝ている間も仕事が片づく超脳力

著者:中井隆栄
販売元:幻冬舎
Amazon.co.jpで詳細を確認する

脳に関してはやはり茂木健一郎さんの本がすごくわかりやすく書いてありました。
さて実践編としてはレバレッジ記憶術が参考になりそうです。

レバレッジ勉強法 Book レバレッジ勉強法

著者:本田直之
販売元:大和書房
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この中にかかれているレバレッジ記憶術。
一冊の参考書を三回繰り返し、記憶しづらい物を抽出し、頭に刷り込む記憶法です。
簡単に書きますと
1回転目はまず通読します。(理解度20%)
2回転目は覚えにくい物をあぶりだす。(理解度50%)
3回転目は重要かつ覚えにくい物を絞り込む。(理解度80%)
最後に
理解できていない物をカードにかいて覚えるカード勝ち抜き戦(理解度99%)
途中途中にインプットとアウトプットを繰り返す。
著者の勧める物事を全体をとおして見渡す「俯瞰」という考えを実践した効率的な記憶法が載っています。
これもお金を出して買うには損のない本です。
詳しくは一度読んでみてください。

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